5 Tanqui també el quadre Opciones de Access prement el botó Cancelar.
6 Per mostrar o ocultar el Panell de navegació, faci clic en el botó que mostra dues puntes de fletxa a la part superior del panell.
7 Aquest panell ens mostra, agrupats per categories, tots els objectes inclosos en la base de dades amb què estem treballant. Aquestes categories contenen grups que, al seu torn, inclouen un o més objectes de base de dades com taules, formularis i informes. Premi en la doble punta de fletxa del primer objecte, denominat Clientes y pedidos.
8 En aquest cas, i atès que estem treballant sobre una base de dades dexemple, es mostren les diferents taules de què es compon aquesta categoria. Faci clic en el botó de punta de fletxa rodó situat a la dreta del títol Northwind Traders.
9 Apareix així un llistat amb les diferents categories en què es classifiquen els objectes i amb els filtres que podem aplicar segons la categoria seleccionada. Premi en lopció Tipos de objeto.
10 Aquests són els objectes de què consta una base de dades dAccess, els quals tractarem en un exercici posterior. Oculti novament el Panell de navegació prement el botó de doble punta de fletxa situat a la seva capçalera.També podem ocultar i mostrar el Panell de navegació prement la tecla F11.
IMPORTANT
El menú contextual de cada objecte duna base de dades ens permet, entre altres accions, canviar la vista de la taula, importar i exportar dades, modificar el nom de la taula i eliminar-la, i accedir al seu quadre de propietats.
004 Crear una base de dades en blanc
QUAN ES COMENÇA A TREBALLAR AMB ACCESS, la primera cosa que sha de dur a terme necessàriament és la creació duna base de dades en blanc en la qual sintroduiran les dades que desitja emmagatzemar i organitzar. Aquest procés resulta del tot senzill i té el seu inici en el menú Archivo del programa.
1 Començarem aquest exercici tancant la base de dades actuals, la dexemple, per a continuació mostrar-li com crear una nova base de dades en blanc. Per tancar la base de dades actual, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic sobre el comandament Cerrar base de datos. La combinació de tecles Ctrl + U torna al comandament Nuevo del menú Archivo, preparat per crear una nova base de dades en blanc.
2 La base de dades dexemple es tanca, però el programa manté obert el menú Archivo, que aprofitarem per iniciar el procés de creació de la nova base de dades. Mantingui seleccionada lopció Base de datos en blanco a la secció Plantillas disponibles y premi el botó Crear.
3 La nova base de dades, denominada per defecte Database1, es carrega en làrea de treball del programa, mostrant el primer objecte amb què se sol treballar per confeccionar-la, la taula. Comprovi que en la Cinta dopcions sha carregat al mateix temps la fitxa contextual Herramientas de tabla que, al seu torn, mostra dues subfitxes: Campos y Tabla. Amb tots els comandaments i les eines daquestes subfitxes treballarem més endavant. El Panell de navegació, daltra banda, mostra la secció Todos los objetos de Access; atès que la base de dades compta de moment només amb una taula (buida) només shi reflecteix aquest objecte. El que farem a continuació és guardar la nova base de dades en el nostre equip. Per a això, faci clic sobre la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar base de datos como.
4 Per guardar una base de dades és imprescindible, tal com indica el programa, tancar tots els objectes que es troben oberts. Al quadre de diàleg que apareix, premi el botó Sí.
5 El programa ha tancat automàticament lúnic objecte existent en la nova base de dades, la taula buida. A continuació sobre el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem de seleccionar la ubicació en què guardarem larxiu i assignar-li un nom. Mantindrem en aquest cas la biblioteca de documents de lequip. La base de dades que es crearà i utilitzarà al llarg daquests 100 exercicis li permetrà emmagatzemar i consultar la col·lecció de música de casa seva. Recollirà informació de les gravacions i intèrprets de les mateixes, classificant la música segons les diferents categories que vostè desitgi diferenciar. Al camp Nombre de archivo, escrigui el terme Colección de grabaciones i premi el botó Guardar. El format utilitzat per a les bases de dades creades amb Access 2010 coincideix amb el que sutilitza en la versió anterior del programa i que compta amb lextensió .accdb. Això implica que aquells usuaris que treballin amb la versió 2007 podran manejar sense problemes les bases de dades creades sobre la versió 2010.
IMPORTANT
Tingui en compte que el comandament Guardar de la Barra deines daccés ràpid, representat per un disquet, emmagatzema únicament lobjecte actiu en la base de dades. Per guardar tot el document és necessari dirigir-se, com hem vist en aquest exercici, al menú Archivo del programa.
005 Obrir una base de dades existent
A ACCESS, SI OBRE UNA BASE DE DADES mentre es troba una altra oberta, la primera es tanca automàticament. Per obrir una base de dades existents pot recórrer a diferents processos: utilitzar la llista darxius recents, que es reflecteix tant en el menú Archivo com en el comandament Reciente del mateix menú, o accedir al quadre de diàleg Abrir.
IMPORTANT
Si en obrir una base de dades nhi ha una altra doberta, el programa la tanca de forma automàtica, no sense abans llançar un quadre de diàleg per emmagatzemar els canvis realitzats, en el cas dhavernhi.
1 En aquest exercici li mostrarem com obrir bases de dades ja creades i que es troben emmagatzemades en el nostre equip. Comencem amb la base de dades Colección de grabaciones, creada en lexercici anterior i la qual es troba en blanc. Obrirem sense tancar aquesta la base de dades dexemple Neptuno, utilitzant per a això la llista darxius recents que confecciona el programa durant el seu ús. Per començar, desplegui el menú Archivo.
1 En aquest exercici li mostrarem com obrir bases de dades ja creades i que es troben emmagatzemades en el nostre equip. Comencem amb la base de dades Colección de grabaciones, creada en lexercici anterior i la qual es troba en blanc. Obrirem sense tancar aquesta la base de dades dexemple Neptuno, utilitzant per a això la llista darxius recents que confecciona el programa durant el seu ús. Per començar, desplegui el menú Archivo.
2 Al panell de comandaments daquest menú pot veure, en primer lloc, una llista darxius de bases de dades. Es tracta dels últims documents oberts en Access. Entre ells es troba efectivament la base de dades dexemple Neptuno. Premi sobre ella. El nombre darxius recents establert per defecte per a aquesta llista és de 4. Si no desitja que apareguin aquests accessos en el menú Archivo, pot desactivar la corresponent opció al panell de bases de dades recents.
3 La base de dades dexemple seleccionada sobre en làrea de treball, substituint la que es trobava oberta (comprovi el nom de larxiu en la Barra de títol. Sense acabar dobrir aquesta base de dades, recuperarem la creada en lexercici anterior, aquesta vegada des del quadre de diàleg Abrir. Per a això, tanqui el quadre dinici de sessió de la base actual prement el botó daspa de la seva capçalera i, tot seguit, faci clic sobre la pestanya Archivo.
4 Abans daccedir al quadre de diàleg Abrir, premi sobre el comandament Reciente daquest menú.
5 El menú sactualitza per mostrar les bases de dades recents. A la part inferior daquest panell pot comprovar que el nombre darxius recents que es mostraran al panell de comandaments està establert en quatre, valor que vostè pot canviar al seu gust. Per accedir al quadre de diàleg dobertura darxius, premi sobre el comandament Abrir. Des del quadre dopcions dAccess també pot determinar el nombre de bases de dades recents que haurà de mostrar el panell Reciente.
6 Sobre així el quadre de diàleg Abrir, mostrant per defecte el contingut de la biblioteca de documents de lequip. En aquest cas, faci clic sobre larxiu Colección de grabaciones i premi sobre el botó Abrir para obrir-lo novament a Access 2010.
7 La base de dades sobre, sol·licitant permís per habilitar-ne el contingut. Faci clic sobre el botó Habilitar contenido i doni així per acabat aquest exercici.
IMPORTANT
Al panell de bases de dades recents, cada accés als arxius oberts recentment mostra a la seva dreta la imatge dun pin. Si prem sobre aquest pin, larxiu romandrà sempre en aquesta llista.
006 Conèixer els objectes duna base de dades
ELS OBJECTES QUE PODEN CONFORMAR una base de dades són molts i cadascun dells obeeix a un propòsit diferent. Per norma general, les dades amb què treballen els objectes de la base de dades corresponen a les dades inserides a les taules. Per a les bases de dades, les taules són fonamentals ja que aquestes són les estructures encarregades de classificar de forma organitzada les dades introduïdes per lusuari.
IMPORTANT
Els objectes que formen part duna base de dades són els següents: taules, consultes, formularis, informes, macros i mòduls. Tal com hem dit, cada objecte té la seva funció específica i, per tant, també té opcions diferents adaptades a la mateixa.
1 En aquest exercici treballarem amb una base de dades denominades Quesos.accdb, la qual pot descarregar des de la nostra pàgina web i emmagatzemar-la en el seu equip. Quan disposi della, obri-la en Access 2010 mitjançant el comandament Abrir del menú Archivo, habilitant el contingut de larxiu des del botó corresponent.Sàpiga que també pot obrir els objectes a làrea de treball dAccess arrossegant-los-hi des daquest panell.
2 Un cop oberta la base de dades, podem veure que, de moment, compta amb una única taula, la taula Quesos1. Per obrir-la, faci doble clic sobre el seu nom al Panell de navegació.
3 La taula en qüestió es mostra a làrea de treball, alhora que apareix la corresponent fitxa contextual, Herramientas de tabla. La denominació de taula es deu a la seva organització en forma de files i columnes en què es distribueixen els registres. Vegem ara quines són les opcions presentades per lobjecte Informes. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta dopcions.
4 El propòsit dels informes és el de presentar les dades organitzades i classificades segons els criteris establerts, de manera que puguin ser impresos. Premi sobre leina Informe, en el grup deines Informes.
5 Apareix així en una nova fitxa linforme amb el seu format predefinit i la corresponent fitxa contextual. Per tancar aquest informe, premi el botó daspa de la Barra de títol de la seva fitxa, sense guardar-ne els canvis. Lorganització dels diferents objectes en fitxes és una novetat a Access 2010. Aquest mode de presentació proporciona més facilitat i senzillesa en la navegació.
6 Un altre dels objectes duna base de dades és el formulari. Faci clic novament sobre la pestanya Crear i premi en el comandament Asistente para formularios del grup deines Formularios.
7 Un formulari és un full en què es mostren diferents camps en què sha dintroduir la informació sol·licitada. Els formularis poden incloure material gràfic, sons i botons de comandament. Tanqui lassistent per a formularis prement el botó Cancelar.
Les consultes són maneres de cercar i trobar una informació concreta dun cúmul de dades emmagatzemades en la base que poden procedir duna o diverses taules. Per la seva banda, una macro és una acció o conjunt daccions que senregistren per automatitzar tasques, i un mòdul és una col·lecció de declaracions, instruccions i procediments emmagatzemats junts com una unitat amb nom.