IMPORTANT
El mode de creació i accés a aquests objectes és comú per a la majoria: gairebé tots poden crear-se des de la fitxa Crear de la Cinta dopcions, a partir dun assistent o introduint-hi les dades directament, i tots ells són accessibles a través del Panell de navegació.
007 Copiar objectes
LA CÒPIA DOBJECTES ENTRE BASES DE DADES permet obtenir duplicats dobjectes mantenint intacte lobjecte original. Aquest procediment també permet copiar tota la informació dun objecte en un altre de diferent tipus, és a dir, copiar contingut duna taula i guardar-lo com un informe.
IMPORTANT
Quan es creen nous objectes per a una mateixa base de dades, el panell de navegació es va actualitzant per mostrar les diferents categories.
1 En aquest exercici utilitzarem el quadre de diàleg Guardar como per a crear una còpia de la taula Quesos1, oberta actualment en Access 2010, i veurem com convertir-la en un informe. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar objeto como.
2 Sobre daquesta manera el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem dindicar el nom de la taula i com quin tipus dobjecte volem guardar-la. Mantindrem el nom Copia de Quesos1 que el programa assigna per defecte a la còpia i la guardarem com a taula, opció també seleccionada de manera predeterminada al camp Como. Premi el botó Aceptar.
3 Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar quina és la taula activa en aquests moments.
4 Ara la taula activa és Copia de Quesos1, però pot comprovar al Panell de navegació que són dues les taules existents en aquesta base de dades. Perquè es mostrin els documents en fitxes de les dues taules, faci doble clic sobre la taula Quesos1 al Panell de navegació.
5 A continuació, canviarem el nom de la taula Copia de Quesos1, per la qual cosa és necessari que la taula estigui tancada. Faci clic a la pestanya daquesta taula per situar-la en primer pla i premi el botó daspa situat a lextrem dret de la seva pestanya.
6 Utilitzarem el menú contextual de la taula Copia de Quesos1 per modificar el seu nom. Per a això, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre aquesta taula al Panell de navegació i, del menú contextual que es desplega, esculli lopció Cambiar nombre.
7 Daquesta manera el nom de la taula es mostra al Panell de navegació en mode dedició, llest per ser modificat. Escrigui el terme prueba i premi la tecla Retorn per a confirmar el canvi.
8 Ja disposem duna còpia de la taula Quesos1, amb idèntiques característiques però amb el nom prueba. Ara crearem una còpia daquest mateix objecte, però convertint-lo en un informe. Faci doble clic sobre la taula prueba per obrir-la, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic a lopció Guardar objecte como.
9 Al quadre Guardar como, desplegui el camp Como, premi sobre lopció Informe i faci clic en el botó Aceptar.
10 Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar el resultat de lemmagatzemament.
IMPORTANT
Per tancar tots els objectes que es troben oberts en mode de fitxes en làrea de treball dAccess, pot prémer amb el botó dret del ratolí sobre una de les fitxes i escollir del menú contextual lopció Cerrar todo.
008 Consultar les propietats duna base de dades
LES PROPIETATS DUNA BASE DE DADES permeten afegir informació que faciliti la seva identificació, com autor, títol, assumpte, etc. Part daquesta informació pot ser modificada per lusuari directament, mentre que una altra no pot ser editada, ja que és el reflex de les accions que duem a terme amb aquest fitxer.
IMPORTANT
La informació extra que proporcionen les propietats de les bases de dades no només facilita el reconeixement dels usuaris que han treballat amb larxiu o lobjectiu del document, sinó que, a més a més, permet agilitar la seva recerca.
1 En aquest exercici veurem com accedir a les propietats duna base de dades i com modificar-ne algunes delles. Continuarem utilitzant per a això la base de dades Quesos, la qual es troba oberta en làrea de treball del programa, encara que amb tots els objectes tancats. Faci clic a la pestanya Archivo.
2 El nou menú Archivo inclou el comandament Información, en la vista Backstage del qual disposem dun vincle daccés directe al quadre de propietats de la base de dades activa. Faci clic en el vincle Ver y editar propiedades de base de datos.
3 Apareix la finestra Propiedades de Quesos oberta a la pestanya Resumen, en la qual és possible introduir informació sobre la base de dades. Introduïm ara lassumpte de larxiu obert. Faci clic al quadre de text Asunto i escrigui la paraula denominaciones.
4 Premi sobre la pestanya Estadísticas.
5 En aquesta fitxa trobarà informació tan important com la data de creació de larxiu, el dia en què es va modificar per última vegada la base de dades, quin dia va ser lúltim en què es va obrir, etc. Faci clic a la pestanya General.
6 Aquesta pestanya mostra les característiques generals de larxiu, per exemple, el tipus, la ubicació, la seva mida, la data de creació, el programa amb què es va crear la base de dades, etc. Faci clic a la pestanya Contenido.
5 En aquesta fitxa trobarà informació tan important com la data de creació de larxiu, el dia en què es va modificar per última vegada la base de dades, quin dia va ser lúltim en què es va obrir, etc. Faci clic a la pestanya General.
6 Aquesta pestanya mostra les característiques generals de larxiu, per exemple, el tipus, la ubicació, la seva mida, la data de creació, el programa amb què es va crear la base de dades, etc. Faci clic a la pestanya Contenido.
7 En aquesta fitxa es mostren els diferents objectes creats en la base de dades; en aquest cas dues taules i un informe. Premi ara sobre la pestanya Personalizar.
8 Aquesta fitxa ens permet crear propietats personalitzades que completin la informació sobre la base de dades. Així, per exemple, podem indicar qui ha comprovat o redactat la base, a quin departament pertany, quina és la seva data de finalit-zació o de registre, etc. En el llistat del camp Nombre, premi sobre lopció Departamento.
9 La nova propietat pot ser de tipus textual o numèric, de data o de si o no. En aquest cas mantindrem seleccionada lopció Texto al camp Tipo i passarem a especificar el valor de la propietat. Al camp Valor, escrigui el terme Ventas i premi el botó Agregar per afegir la nova propietat al quadre.
10 Premi el botó Aceptar per aplicar els canvis realitzats al quadre de propietats de la base de dades.
IMPORTANT
A més de les propietats de la base de dades, podem visualitzar també les característiques pròpies de cadascun dels objectes que la componen. Per a això hem dutilitzar lopció Propiedades de tabla del menú contextual dels objectes al Panell de navegació.
009 Configurar pàgina i imprimir
LOPCIÓ IMPRIMIR DEL NOU MENÚ ARCHIVO dOffice ofereix tres opcions amb què és possible imprimir directament lobjecte obert sense passar per quadres de diàleg previs, accedir al quadre de configuració de la impressora i obtenir una vista prèvia de lobjecte per determinar el mode en què aquest simprimirà.
IMPORTANT
Lopció Impresión rápida del comandament Imprimir envia lobjecte directament a la impressora predeterminada en lequip sin realitzar-hi canvis; lopció Imprimir permet seleccionar determinades opcions dimpressió, com el nombre de còpies o la impressora que sutilitzarà, abans de procedir amb la impressió de lobjecte, i lopció Vista preliminar ofereix una vista prèvia de les pàgines i permet realitzar canvis en la seva configuració abans dimprimir-les.
1 En aquest exercici aprendrem a preparar un objecte de la nostra base de dades Quesos para la seva impressió. Faci doble clic sobre linforme Copia de prueba al Panell de navegació per obrir-lo.
2 A continuació, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic en el comandament Imprimir.
3 Aquesta funció inclou tres opcions: Impresión rápida, Imprimir i Vista preliminar. En aquest cas, premi sobre lopció Vista preliminar.
4 La Cinta dopcions passa a mostrar activa la fitxa Vista preliminar, les eines de la qual ens permeten modificar el disseny de la pàgina i accedir al quadre Imprimir per a visualitzar les opcions de la impressora. Faci clic al centre de linforme per reduir-ne el zoom de visualització.
5 En el grup deines Diseño de página de la fitxa Vista preliminar, premi sobre el comandament Horizontal. Si desitja modificar manualment els valors dels marges haurà daccedir al quadre Configurar página.
6 A continuació, faci clic en el comandament Márgenes del grup deines Tamaño de página per veure quins són els marges predeterminats.
7 Com pot veure, des daquest botó podem aplicar un marge normal, ample o estret, que disposen dunes mesures prees-tablertes. Faci clic sobre lopció Normal i observi el canvi en pantalla.
8 Tot seguit, faci clic en el comandament Configurar página del grup Diseño de página.
9 Sobre daquesta manera el quadre Configurar página, mostrant activa la fitxa Opciones de impresión des de la qual podem establir els marges i indicar si imprimirem només les dades. En aquest cas, faci clic a la casella de verificació Imprimir sólo los datos.
10 També des daquest quadre podem configurar la pàgina i les columnes. Realitzats els canvis que desitgi, premi el botó Aceptar.
11 Observi en la vista preliminar com afecten lobjecte els canvis que hem realitzat al quadre de configuració de pàgina. Ara premi el comandament Imprimir de la fitxa Vista preliminar per accedir al quadre de configuració de la impressora i faci clic sobre el botó Aceptar per imprimir linforme.
12 Per acabar, surti de la vista prèvia prement el botó Cerrar vista preliminar de la fitxa Vista preliminar.
IMPORTANT
En seleccionar la funció Vista preliminar del comandament Imprimir, la Cinta dopcions passa a mostrar una fitxa amb el mateix nom en què es troben totes les eines per a la configuració de la pàgina i per al seu posterior enviament a la impressora que sindiqui.
010 Crear una taula des de la vista Full de dades
LES TAULES SÓN ELS ÚNICS OBJECTES IMPRESCINDIBLES en qualsevol base de dades. En elles semmagatzemen les dades amb què posteriorment es treballa per extreure la informació útil requerida. Les taules són estructures creades per classificar dades de forma ordenada i organitzada. A Access 2010, les taules es creen molt fàcilment gràcies a la vista Full de dades, millorada en aquesta versió del programa.