Aprendre Excel 2010 amb 100 exercicis pràctics - MEDIAactive 6 стр.

4 Tingui en compte que en desar el document amb aquest format tindrà dos arxius amb el mateix nom, un amb extensió .xls i un altre amb extensió .xlsx. Premi el botó Guardar.

5 Vegem ara una altra manera de desar un document amb format .xls, potser més directa que la que acabem de veure. Premi novament la pestanya Archivo.

6 Quan es desa un document en format dExcel 97-2003 apareix una nova opció en aquest menú, Convertir , que ens permet canviar novament aquest document per convertir-lo al format dExcel 2010. Premi sobre lopció Convertir.Lopció Convertir permet desar un arxiu duna versió anterior amb el format dExcel 2010.

7 En prémer sobre aquesta opció, automàticament sobre el quadre Guardar como, mostrant ja seleccionada lopció adequada, Libro de Excel, al camp Tipo. Com que ja hem desat aquest mateix document, no cal que repetim loperació. Premi el botó Cancelar.

8 Per acabar, faci clic a la pestanya Archivo i, en lapartat Documentos recientes , premi sobre el llibre amb format dExcel 2007 amb el que estem treballant per obrir-lo.Recordi que el nombre de documents oberts recentment que sinclou en el comandament Recientes de la pestanya Archivo sestableix al quadre Opciones de Excel. Aquests vincles permeten obrir llibres sense passar pel quadre Abrir.

Com veu, els processos per desar un llibre dExcel 2010 amb format de versions anteriors són senzills. De la mateixa manera, les versions anteriors a Excel 2010 poden obrir llibres creats amb aquesta versió del programa si disposen del Paquete de Compatibilidad per a formats darxius de 2010 Microsoft Office System, que permet instal·lar actualitzacions i convertidors per a diferents versions dExcel.

INCLÒS DINS EL QUADRE GUARDAR COMO de la pestanya Archivo, es troba el camp Tipo, amb el qual és possible convertir de manera ràpida i senzilla un llibre dExcel en un document PDF o XPS. Aquests formats faciliten la seva publicació electrònica amb laspecte que tindrà en imprimir-lo.

IMPORTANT

Amb Microsoft Excel 2010 no cal utilitzar eines daltres fabricants per convertir llibres a PDF o XPS, la qual cosa ajuda a compartir documents de forma segura, a administrar més eficaçment els comentaris i a garantir que aquests comentaris no es perdin en publicar el document.

1 Imaginem que hem denviar a diverses persones el llibre amb què estem practicant perquè el corregeixin i afegeixin comentaris. Faci clic a la pestanya Archivo i seleccioni lopció Guardar como.

2 Després de seleccionar la ubicació en què vol desar larxiu PDF i haver indicat el seu nom, faci clic en el botó de punta de fletxa del camp Tipo i seleccioni lopció PDF. PDF i XPS són dos dels formats en què Excel 2010 permet desar els arxius a través del quadre Guardar como.

3 Apareixeran diverses opcions relacionades amb el format PDF. Si mantenim activada lopció Abrir archivo tras la publicación, el sistema obrirà el programa apropiat per visualitzar el document. Premi sobre el botó Opciones que haurà aparegut al quadre Guardar como.

4 Al quadre Opciones podem especificar linterval de pàgines, així com indicar si volem publicar el llibre sencer, només una selecció o els fulls actius, i el tipus dinformació no imprimible que volem incloure, entre altres opcions. Mantingui les opcions tal com es mostren per defecte i premi el botó Aceptar.Al quadre Opciones sestableixen les condicions per a la publicació.

5 A continuació premi el botó Guardar.

6 En pocs segons es crea el document PDF i sobre el programa de Adobe (Reader o Acrobat) que tingui instal·lat en el seu equip per mostrar el resultat de loperació. Tanquil prement el botó daspa de la seva Barra de títol.Una vegada convertit un llibre dExcel en un document amb format PDF haurà de disposar de Adobe Reader o Adobe Acrobat per poder obrir-lo i veure laspecte que tindrà en imprimir-lo.

7 El procediment que hem de seguir per publicar el mateix llibre en format XPS és idèntic al que acabem de veure. Faci clic a la pestanya Archivo, seleccioni lopció Guardar como i triï el format Documento XPS en la categoria Tipo. Els llibres dExcel convertits al format XPS sobriran amb el Visor de XPS.

8 Premi el botó Guardar.

9 Larxiu amb extensió .xps que sha creat sobre en pantalla amb el navegador que tingui establert com a predeterminat en el seu equip o amb el Visor XPS. Tanquil prement el botó daspa de la seva Barra de títol.

IMPORTANT

El format XPS (XML Paper Specification) és lalternativa de Microsoft al format PDF, usa la tecnologia XML i facilita també lintercanvi de documents.

LES CEL·LES QUE COMPONEN EL FULL DE CÀLCUL sorganitzen en files i columnes. Les columnes estan identificades per una lletra, o combinació de lletres, situada a la seva capçalera i les files per un número situat a la seva esquerra. Veurem en aquesta lliçó com seleccionar columnes i files completes.

IMPORTANT

Totes les opcions amb què es poden canviar les dimensions i el format de columnes i files es poden trobar en el comandament Formato del grup deines Celdas de la fitxa Inicio.

1 Per treballar amb files i columnes farem servir un arxiu amb dades. Obri el document Puntos.xlsx que ja hem utilitzat anteriorment.

2 Faci clic sobre la lletra C que identifica la tercera columna. Prement sobre les seves capçaleres, pot seleccionar files i columnes senceres. Quan una fila o una columna es troba seleccionada, els canvis afectaran totes les cel·les que shi inclouen.

3 Totes les modificacions que en aquest moment efectuéssim afectarien la totalitat de les cel·les que conté la columna C. Faci clic sobre el número 5 situat a lesquerra de la cinquena fila.

4 Per seleccionar tot el full de càlcul premi sobre el quadre gris amb punta de fletxa situat en la intersecció del nom de la primera columna i la primera fila. Per seleccionar tot el full, haurà de prémer el botó amb una punta de fletxa situat en el vèrtex superior esquerre del full. La deselecció saconsegueix prement en qualsevol cel·la.

5 Ara es troba seleccionat tot el full de càlcul. Per eliminar aquesta selecció, faci clic en la cel·la A1.

6 Les columnes tenen una amplada establertda per defecte de 80 píxels. Aquesta amplada és modificable. Si situa el cursor entre les lletres E i F veurà que canvia la forma del punter del ratolí. Faci clic sense alliberar el botó esquerre del ratolí per veure lample de columna. Fent clic entre dues columnes i mantenint apretat el botó del ratolí podem veure quina és lamplada de la columna que se situa a lesquerra de la seleccionada.

7 Letiqueta ens indica lamplada de la columna, que ha estat modificada. Les files tenen una alçada predeterminada de 20 píxels o 15 caràcters, mesura que també pot modificar-se. Situï el punter entre els números que identifiquen les files 6 i 7 i faci clic sense alliberar el botó per veure lalçada de la fila.

8 Per modificar les dimensions predeterminades duna columna, faci clic amb el botó dret del ratolí a la capçalera de la columna C i, en el seu menú contextual, premi sobre lopció Ancho de columna. El menú contextual de la capçalera de qualsevol columna inclou lopció Ancho de columna, que obre el quadre del mateix nom que ens permet modificar lamplada de la columna seleccionada.

9 Al quadre Ancho de columna, insereixi, per exemple, el valor 6 i premi el botó Aceptar.

10 Veurà que ara la columna és molt més estreta. Per modificar lalçada duna fila, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre la capçalera de la fila 10 i, en el seu menú contextual, seleccioni lopció Alto de fila. El menú contextual de la capçalera de qualsevol fila inclou lopció Alto de fila, que dóna pas al quadre del mateix nom que ens permet modificar lalçada de la fila seleccionada.

11 Al quadre Alto de fila, insereixi, per exemple, el valor 20 i premi el botó Aceptar.

Desi els canvis realitzats prement el comandament Guardar de la Barra deines daccés ràpid per donar per acabat lexercici.

IMPORTANT

També es pot modificar lamplada i alçada de les columnes i celles de forma manual. Colloqui el cursor entre la capçalera dels dos elements i, quan canvii la forma del punter, faci clic sense alliberar el botó del ratolí. Així podrà veuren les dimensions actuals. Desplaci el ratolí sense alliberar el botó per a modificar-les.

LAUTOAJUST ÉS UNA ALTRA DE LES FORMES DE MODIFICAR lamplada de les columnes i lalçada de les files. Igual que la resta de funcions relacionades, les funcions dautoajust es troben en el comandament Formato, en el grup deines Celdas de la fitxa Inicio.

1 En aquest exercici veurem la manera dajustar les columnes i les files al contingut dalgunes cel·les. Seleccioni la cel·la C1 i comprovi com el contingut sobrepassa lample de la columna que hem assignat en l'últim exercici. Utilitzi lopció Autoajustar acho de columna del comandament Formato perquè la columna que seleccioni seixampli o es redueixi en funció del seu contingut.

2 Faci clic en el botó Formato del grup deines Celdas, en la fitxa Inicio i premi sobre lopció Autoajustar ancho de columna.

3 Automàticament tota la columna seixampla per poder mostrar complet el contingut que la superava amb la seva mida predeterminada. Recuperarem les seves dimensions predeterminades per dur a terme la mateixa acció mitjançant un altre procediment. Premi la icona Deshacer de la Barra deines daccés ràpid. Totes les cel·les que componen la columna sajustaran al contingut més llarg.El comandament Deshacer serveix per anul·lar l'última acció executada.

4 Per ajustar novament lamplada de la columna al contingut més llarg, faci doble clic en la barra que separa els títols de les capçaleres de la columna en qüestió i la següent.

5 El resultat és el mateix. La columna sajusta al contingut més llarg. Premi novament en el comandament Formato i triï aquesta vegada lopció Ancho de columna.

6 Al quadre Ancho de columna , amb el que ja havia treballat abans, escrigui el valor 10,21 i premi el botó Aceptar.Accedeixi al quadre Ancho de columna des del botó Formato per a donar una amplada específica a la columna que tingui seleccionada.

7 Per a autoajustar lalçada de les files al seu contingut el procediment que ha de seguir és idèntic. Arrossegui cap avall el marge inferior duna de les capçaleres de fila del seu full per augmentar lleugerament la seva mida. Pot modificar lalçada predeterminada duna fila manualment arrossegant la seva vora inferior.

8 Seleccioni aquesta fila completa prement sobre la seva capça-lera, faci clic en el comandament Formato i triï aquesta vegada lopció Autoajustar alto de fila. En utilitzar lopció Autoajustar alto de fila del comandament Formato lalçada de la fila seleccionada sajustarà al contingut més alt, reduint-se o augmentant-se.

9 Excel ajusta així lalçada de la fila seleccionada al seu contingut. Pot tornar a donar-li una alçada específica accedint al quadre Alto de fila des del comandament Formato. En aquest cas, no obstant, deixarem el full tal com ha quedat i acabarem lexercici desant els canvis amb ajuda del comandament Guardar de la Barra deines daccés ràpid.

PER AFEGIR UNA FILA, una columna o una cel·la intermèdia hem de fer servir el comandament Insertar del grup deines Celdas, en la fitxa Inicio, o bé el menú contextual de cadascun daquests elements. El nombre de columnes o files inserides duna vegada serà el mateix que el nombre de seleccionades abans dutilitzar la funció.

IMPORTANT

Excel 2010 admet 1.048.576 files i 16.384 columnes, la qual cosa suposa un 1.500% més de files i un 6.300% més de columnes que les que hi havia en la versió 2003 de laplicació.

1 Per exercitar la inserció de files, columnes i cel·les continuarem treballant amb el document Puntos.xlsx. Seleccioni la cel·la A1 i faci clic en el botó de punta de fletxa del comandament Insertar, en el grup deines Celdas de la fitxa Inicio. Al comandament Insertar del grup deines Celdas es troben les opcions necessàries per inserir cel·les, files, columnes i fulls.