1. Какой документ является основным организационно-правовым в регламентировании деятельности секретаря, какова его структура?
2. Какой локальный нормативно-методический документ регламентирует работу секретаря по составлению и оформлению документов и организации работы с ними? Охарактеризуйте его.
2. Какой локальный нормативно-методический документ регламентирует работу секретаря по составлению и оформлению документов и организации работы с ними? Охарактеризуйте его.
3. Номенклатура дел это:
1) Систематизированный список дел, заводимых в организации по установленной форме с указанием сроков хранения;
2) Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
3) Классификатор, позволяющий на основе видов документов и сроков их хранения, формировать дела.
4. Какой локальный акт регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и секретаря? Охарактеризуйте его.
3.3. Условия труда секретаря
Основные понятия: стандарты безопасности труда, санитарные правила, санитарно-гигиенические факторы, психофизиологические факторы, эстетические факторы, оптимальные условия труда.
Условия труда совокупность элементов, факторов производственной среды (химических, физических, биологических) и собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и эффективность труда.
Таким образом, факторы, влияющие на создание оптимальных условий труда управленческого персонала, разнообразны. Однако, принято выделять основные факторы, составляющие оптимальные условия труда в целом управленческого аппарата, в том числе, секретарей:
Санитарно-гигиенические условия труда;
Психофизиологические;
Эстетические.
Принято считать, что наиболее регламентированными считаются санитарно-гигиенические условия труда, т. к. большинство из них нормируются стандартами санитарных норм и требований, которые оцениваются количественными показателями.
При разработке таких стандартов учитываются знания и опыт специалистов: физиологов, гигиенистов, санэпидемологов, психологов и др.
К числу санитарно-гигиенических условий труда относятся:
Микроклимат;
Освещенность;
Шум;
Вибрация.
Они регламентируются Системой стандартов безопасности труда (ССБТ), которая имеет иерархическое строение. Главными ее элементами являются общероссийские стандарты.
Так, при изучении микроклимата в производственных помещениях, в том числе приемной, необходимо руководствоваться СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические нормы к микроклимату производственных помещений» [39]. Они были разработаны НИИ медицины и труда РАМН, Московским НИИ гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана, при участии Санкт-Петербургского НИИ гигиены труда и профзаболеваний, Госкомсанэпиднадзора России. Санитарные нормы и правила были утверждены и введены в действие Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 21.
Их цель предотвратить неблагоприятное воздействие микроклимата рабочих мест, производственных помещений на самочувствие, функциональное состояние, работоспособность и здоровье человека. Они являются обязательными для всех предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчиненности. В порядке обеспечения производственного контроля руководители организаций, предприятий и их соответствующие структуры обязаны привести рабочие места в соответствии с требованиями к микроклимату, предусмотренными данными санитарными правилами.
Нормы освещения производственных помещений, в том числе приемной, установлены СНиП 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение» [40].
Допустимый в производственных помещениях уровень шума устанавливают санитарные нормы СН 2.2.4/2.1.8.562-96. «Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки» [41]. Они разработаны Научно-исследовательским институтом медицины труда Российской Академии Наук, Московским научно-исследовательским институтом им. Ф.Ф. Эрисмана, утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 31.10.1996 36. Санитарные нормы устанавливают классификацию шумов, нормируемые параметры и предельно допустимые уровни шума на рабочих местах.
При определении уровня вибрации необходимо руководствоваться санитарными нормами СН 2.2.4/2.1.8.566-96. «Производственная вибрация, вибрация в помещениях жилых и общественных зданий» [42]. Разработаны Научно-исследовательским институтом медицины труда Российской Академии медицинских наук, Московским научно-исследовательским институтом гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана. Утверждены и введены Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 31.10.1996 40. Санитарные нормы определяют параметры, предельно допустимые значения производственных вибраций, допустимые значения вибраций в жилых и общественных зданиях.
Все вышеназванные санитарные нормы и правила являются обязательными для всех организаций, независимо от их форм собственности, подчиненности и принадлежности.
Наряду с указанными общероссийскими стандартами безопасности труда большую роль в охране труда работников играют отраслевые стандарты, инструкции, санитарные правила и нормы, гигиенические нормативы и др.
В солидных организациях контроль за параметрами окружающей среды в целом и рабочей зоны в частности осуществляют специальные службы, отделы, должностные лица. Однако, в небольших организациях они, как правило, отсутствуют и секретарь руководителя вынужден самостоятельно устанавливать и проверять самые простые данные о микроклимате, освещенности и т. п., поэтому ему необходимо знать нормативные документы, относящиеся к этим вопросам, и существующие нормы безопасности труда.
Санитарно-гигиенические условия труда
Одним из определяющих факторов работоспособности, несомненно, является микроклимат, который влияет на функциональное состояние человека во время работы.
Оптимальные микроклиматические условия установлены по критериям оптимального теплового и функционального состояния человека. Они обеспечивают общее и локальное ощущение теплового комфорта в течение 8-часового рабочего дня при минимальном напряжении механизмов терморегуляции, не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах.
Главными показателями, характеризующими микроклимат в производственных помещениях, являются:
Температура воздуха;
Относительная влажность воздуха;
Скорость движения воздуха.
Установлено, что изменения температуры воздуха в течение рабочего дня не должны превышать 2 °C и выходить за пределы величин [39], которые указаны в таблице:
Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15 %. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность, в холодном помещении в первую очередь рассеивается внимание, что негативно отражается на умственной деятельности.
Влажность и скорость воздуха непосредственным образом влияют на теплообмен человека. Выявлены следующие закономерности: влажность холодного воздуха вызывает интенсивную отдачу тепла организма. При высокой температуре воздуха и повышении влажности уменьшается потоотделение. При более низких температурах влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает сильное гнетущее воздействие.
Пониженная, недостаточная влажность также оказывает негативное воздействие на организм человека и в первую очередь на слизистую оболочку глаз, гортани, носа. В результате возникает ощущение сухости, першения, а кожные покровы испытывают ощущения стянутости.
Для повышения влажности воздуха в производственных помещениях следует применять увлажнители воздуха, особенно в помещениях с персональными компьютерами.
Существует еще одна характеристика воздуха его чистота. Однако, эта характеристика не имеет количественных показателей.
При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и бактериями, проникающими в организм человека и оказывающими раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности его систем или всего организма.
Одним из самых распространенных видов загрязнения воздуха является пыль, главным образом, бумажная. Губительное воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, с потоком воздуха они разносятся внутри помещения. Мероприятия по обеспыливанию и очищению воздуха специальными приборами могут оказать существенную помощь в улучшении микроклимата.
Борьба с вредными микроскопическими веществами осуществляется с помощью общегигиенических мероприятий: влажная уборка, регулярная чистка пылесосом. Рекомендуется проветривать помещение, устраивать сквозняки на 58 минут, когда воздух полностью меняется.
Борьба с вредными микроскопическими веществами осуществляется с помощью общегигиенических мероприятий: влажная уборка, регулярная чистка пылесосом. Рекомендуется проветривать помещение, устраивать сквозняки на 58 минут, когда воздух полностью меняется.
В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена особенно в летние месяцы, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Известно, что кондиционирование воздуха повышает производительность труда на 15 %.
Важно также внимательно относиться к вновь приобретаемым предметам и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники необходимо поинтересоваться, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.